Informativa sulla privacy per i candidati a una posizione di lavoro (conforme al GDPR)
Nell’ambito di un processo di assunzione, Natus Medical Incorporated (Natus) raccoglie ed elabora i dati personali dei candidati in modo tale da valutarne l’idoneità per una posizione aperta. La nostra organizzazione si impegna a garantire trasparenza in merito alla procedura di raccolta e utilizzo dei dati nonché alla soddisfazione degli obblighi di protezione dei dati stabiliti ai sensi del Regolamento sulla protezione dei dati generali (GDPR) entrato in vigore il 25 di maggio 2018.
Che tipo di informazioni raccogliamo?
Natus raccoglie una serie di informazioni sui candidati, tra cui, a titolo esemplificativo:
- Nome, indirizzo e recapiti, incluso indirizzo e-mail e numero di telefono
- Dettagli relativi a qualifiche, competenze, esperienze e percorso professionale
- Informazioni sui livelli di remunerazione attuali e desiderati
- Altre informazioni pertinenti relative a una specifica posizione di lavoro disponibile
Natus può raccogliere queste informazioni in numerosi modi. Ad esempio, i dati potrebbero essere contenuti nei moduli di domanda, nei CV, ottenuti dal passaporto o da altri documenti di identità oppure raccolti attraverso colloqui o altre forme di valutazione.
Possiamo anche raccogliere dati personali sul candidato da soggetti terzi, come referenze fornite da precedenti datori di lavoro. Chiederemo informazioni a soggetti terzi solo dopo aver formulato un’offerta di lavoro e averne informato il candidato.
I dati verranno conservati in diversi luoghi, incluso il nostro archivio delle domande di lavoro, nei sistemi di gestione delle risorse umane e su altri sistemi IT (incluse le e-mail).
Perché Natus elabora dati personali?
Dobbiamo elaborare i dati per dar seguito alla richiesta del candidato al fine di valutarne l’idoneità per una posizione prima di poter stipulare un contratto. Potremmo inoltre dover elaborare i dati del candidato per poter stipulare un contratto di lavoro. In alcuni casi, dobbiamo elaborare i dati per garantire la conformità ai nostri obblighi legali.
Natus ha un interesse legittimo nell’elaborare dati personali durante il processo di assunzione e per tenere traccia del processo. L’elaborazione dei dati dei candidati ci consente di gestire il processo di assunzione, valutare e confermare l’idoneità di un candidato e decidere a chi offrire una posizione. Potremmo inoltre dover elaborare i dati dei candidati per rispondere e difenderci da eventuali cause legali.
Natus potrebbe elaborare categorie speciali di dati, come informazioni su etnia, orientamento sessuale, religione o fede, per monitorare le statistiche di assunzione. Possiamo inoltre raccogliere informazioni sull’eventuale disabilità dei candidati per apportare accomodamenti ragionevoli. Elaboriamo tali informazioni per adempiere ai nostri obblighi ed esercitare diritti specifici in relazione al lavoro.
Se la domanda di lavoro non va a buon fine, Natus può conservare i dati personali dei candidati su file nel caso in cui si presentassero future opportunità di lavoro per le quali potrebbero risultare idonei. Prima di conservare i dati a tale scopo, verrà richiesto il consenso ai candidati che saranno liberi di revocare in qualsiasi momento.
Chi ha accesso ai dati?
Le informazioni raccolte possono essere condivise internamente ai fini del processo di assunzione. Si tratta di membri delle risorse umane e team di assunzione, intervistatori coinvolti nel processo di assunzione, responsabili nell’area di business in cui è disponibile un’opportunità di lavoro e personale IT se si rende necessario l’accesso ai dati per lo svolgimento delle proprie mansioni.
Non condivideremo i dati del candidato con soggetti terzi, a meno che la domanda di lavoro non vada a buon fine e venga formulata un’offerta di lavoro. Infine condivideremo i dati dei candidati con soggetti terzi per ottenere referenze e per eventuali controlli pre-assunzione necessari.
In che modo Natus protegge i dati?
Prendiamo seriamente la protezione dei dati dei candidati. Applichiamo policy e controlli interni per garantire che i dati non vengano persi, accidentalmente distrutti, utilizzati in modo improprio o divulgati e siano accessibili esclusivamente ai nostri dipendenti nel corretto svolgimento delle loro mansioni.
Per quanto tempo Natus conserva i dati?
Se la domanda di lavoro non va a buon fine, Natus conserverà i dati su file per 6 (sei) mesi dal completamento del relativo processo di assunzione. Al termine di tale periodo, o una volta revocato il proprio consenso, i dati verranno eliminati o distrutti. Al momento dell’invio della domanda, verrà chiesto di fornire il consenso a conservare i dati per poter essere valutati per altre posizioni eventualmente disponibili.
Se la domanda di lavoro va a buon fine, i dati personali raccolti durante il processo di assunzione verranno trasferiti all’archivio delle risorse umane (in forma elettronica e cartacea) e conservati per la durata del rapporto di lavoro.
Diritti dei candidati.
In qualità di soggetto di dati, il candidato è titolare di numerosi diritti. Può:
- Accedere e ottenere una copia dei dati su richiesta;
- Richiedere a Natus di modificare dati non corretti o non completi;
- Richiedere a Natus di eliminare o interrompere l’elaborazione dei dati, ad esempio, se i dati non sono più necessari ai fini dell’elaborazione; e
- Opporsi all’elaborazione dei dati se Natus sta operando sulla base dei propri interessi legittimi come presupposto legale per il trattamento.
Per esercitare uno di questi diritti o in caso di domande, contattare il proprio dipartimento per le risorse umane all’indirizzo HR.Europe@natus.com
Se si ritiene che Natus non abbia rispettato i propri diritti di protezione dei dati, è possibile presentare reclamo all’Information Commissioner