Avis de confidentialité à l'attention des postulants

Natus Medical Incorporated (« Natus ») respecte votre vie privée et s’est engagé à protéger vos données personnelles. Natus agit en qualité de responsable du traitement des données. À ce titre, Natus est responsable de déterminer la manière dont les données personnelles vous concernant sont stockées et utilisées. Le présent avis entend vous informer de la manière et de la raison pour laquelle vos données personnelles seront utilisées, de la durée pendant laquelle elles seront conservées et vous confirme notamment que vos données personnelles seront obtenues et conservées dans le cadre de votre candidature et de notre processus de recrutement. Vous trouverez également certaines informations devant vous être communiquées en vertu des législations et réglementations applicables en matière de protection des données, notamment, sans s’y limiter, le règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018, et le Data Protection Act de 2018 applicable au Royaume-Uni.

PRINCIPES DE PROTECTION DES DONNÉES

Natus se conformera aux législations et principes de protection des données, ce qui signifie que vos données seront :

• utilisées de manière licite, juste et en toute transparence ;
• collectées uniquement à des fins valables, vous ayant été clairement expliquées, et ne seront pas utilisées d’une manière contraire à ces objectifs ;
• adaptées au regard des objectifs que nous vous avons détaillés et limitées uniquement à ces derniers ;
• exactes et tenues à jour ;
• conservées uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins que nous vous avons décrites, c’est-à-dire en relation avec le processus de recrutement ;
• sécurisées et protégées contre tout traitement non autorisé ou illicite et contre toute perte ou destruction à l’aide de mesures techniques et organisationnelles adéquates.

LES TYPES DE DONNÉES QUE NOUS DÉTENONS À VOTRE SUJET

Dans le cadre de votre candidature à un poste au sein de Natus, nous collecterons, utiliserons et conserverons les catégories de données personnelles suivantes à votre sujet :

• les données que vous nous avez fournies dans votre curriculum vitae (CV) et les données personnelles contenues dans votre lettre de motivation ;
• les données figurant dans votre formulaire de candidature, notamment votre nom, titre, adresse personnelle/temporaire, numéro de téléphone, adresse e-mail personnelle, date de naissance, sexe, antécédents professionnels, qualifications, nationalité, comptes sur les réseaux sociaux, profession, adhésions à des associations professionnelles, réalisations académiques, diplômes, relevés de notes, langues parlées, compétences informatiques, respect du service civique national (le cas échéant), numéro d’identification et toutes autres données communiquées lors des entretiens.
• toutes données personnelles fournies à votre sujet par vos personnes référentes (le cas échéant).

COMMENT VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

Nous collectons des données personnelles au sujet des candidats auprès des sources suivantes :

• vous, le ou la candidat(e) ;
• les personnes référentes indiquées, auprès desquelles nous collectons les types de données suivants : nom complet, compétences, postes occupés, périodes d’emploi, vérification des qualifications et performance au cours des emplois occupés ;
• des sources accessibles publiquement, par exemple LinkedIn, sur lesquelles nous collectons votre nom complet, votre adresse e-mail, vos antécédents professionnels et toutes autres données figurant sur votre profil ou fournies par d’autres personnes dans les commentaires.

COMMENT UTILISERONS-NOUS LES DONNÉES VOUS CONCERNANT ?

Nous utiliserons les données personnelles que nous collectons à votre sujet afin de :

• évaluer vos compétences, qualifications et votre adéquation au poste pour lequel vous postulez, ainsi qu’à tout autre poste vacant ;
• procéder à des vérifications de vos antécédents et de vos références, le cas échéant et si nécessaire ;
• communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement ;
• élaborer et tenir des registres concernant nos processus de recrutement ;
• nous conformer à nos exigences juridiques ou réglementaires.

Nous avons également besoin de traiter vos données personnelles afin de déterminer si nous concluons ou non un contrat avec vous.

Après avoir reçu votre CV, votre lettre de motivation et les résultats de toutes vérifications ou tous tests effectués par vos soins, nous traiterons les données afin de décider si vous répondez aux exigences fondamentales pour être sélectionné(e) sur une première liste. Le cas échéant, nous déterminerons si votre candidature, vos compétences et votre expérience vous permettent d’être qualifié(e) pour un entretien. Si nous décidons de vous contacter pour un entretien, nous utiliserons notamment les données que vous nous communiquez pour déterminer si nous souhaitons vous offrir le poste ou non. Si nous décidons de vous proposer le poste, nous pouvons effectuer une vérification de vos références, demander votre casier judiciaire, procéder à un dépistage de drogues ou prendre toutes autres mesures avant de confirmer votre rendez-vous.

SI VOUS NE FOURNISSEZ PAS DE DONNEES PERSONNELLES

Si vous ne fournissez pas de données personnelles dans les délais impartis, nécessaires pour que nous puissions évaluer votre candidature (par exemple des justificatifs des postes précédemment occupés ou de vos qualifications), nous ne pourrons pas traiter votre candidature. Par exemple, si nous avons besoin de références pour ce poste et que vous ne nous communiquez pas de coordonnées, nous ne pourrons pas traiter votre candidature.

COMMENT UTILISONS-NOUS LES DONNÉES PERSONNELLES PARTICULIÈREMENT SENSIBLES ?

Nous utiliserons uniquement vos données personnelles sensibles dans la mesure autorisée par les législations et réglementations applicables.

• Nous utiliserons les données concernant votre handicap pour déterminer si nous avons besoin de vous proposer des solutions raisonnables pendant le processus de recrutement, par exemple si des mesures doivent être prises pendant un test ou un entretien.
• Nous utiliserons les données relatives à votre nationalité ou origine ethnique pour évaluer si un permis de travail, un visa ou toute autre certification ou autorisation d’immigration est nécessaire à ce poste.

PRISE DE DÉCISIONS AUTOMATISÉE

Aucune décision ayant des conséquences significatives sur vous ne sera prise à votre sujet dans le cadre d’un processus de prise de décisions automatisé uniquement.

PARTAGE DES DONNÉES

Nous partagerons uniquement vos données personnelles avec les prestataires de services tiers de Natus aux fins du traitement de votre candidature. Tous nos prestataires de services tiers et autres entités pouvant recevoir vos informations personnelles ont l’obligation de prendre des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos données personnelles, conformément à nos politiques. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins. Nous les autorisons uniquement à traiter vos données personnelles à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous avons mis en place des mesures de sécurité adéquates pour empêcher vos données personnelles d’être accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, d’être altérées ou divulguées. En outre, nous limitons l’accès à vos données personnelles aux collaborateurs, agents, prestataires et autres tiers ayant le besoin d’en savoir. Ils ne traiteront vos données personnelles que conformément à nos instructions spécifiques et sont soumis à une obligation de confidentialité. Vous pouvez trouver des informations détaillées au sujet de ces mesures dans notre avis de confidentialité sur notre site Internet.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter tout soupçon de violation de la sécurité des données et vous en informerons, ainsi que tout régulateur concerné, si nous avons l’obligation légale de le faire.

CONSERVATION DES DONNÉES

Les données personnelles seront stockées aussi longtemps que nécessaire aux fins du processus de candidature, qu’exigé en vertu de la loi ou que nécessaire dans le cadre d’une relation contractuelle ou d’un contrat de travail. Si vous n’êtes pas retenu(e) pour le poste, nous conserverons vos données personnelles pendant 6 mois ou pendant une période de 3 ans avec votre consentement, sauf si toute législation locale nous impose une période de conservation plus longue. Nous conservons vos données personnelles afin de pouvoir démontrer, en cas de requête en justice, que nous n’avons pas commis d’action de discrimination à l’encontre de candidats et que nous avons appliqué notre processus de recrutement de manière juste et transparente. Nous conservons en outre vos données personnelles dans l’hypothèse où un poste similaire est à pourvoir, pour lequel vous seriez qualifié(e). Veuillez vous assurer que vos données sont tenues à jour à tout moment en vous connectant à notre système de suivi des candidatures. Une fois le délai applicable écoulé, nous détruirons en toute sécurité vos données personnelles conformément à notre politique de conservation des données.

DROITS D’ACCÈS, DE CORRECTION, DE SUPPRESSION ET DE LIMITATION

Vos droits s’agissant de vos données personnelles

Dans certaines circonstances, vous avez, en vertu de la loi, le droit de :

• demander l’accès à vos données personnelles (une « demande d’accès de la personne concernée »). Vous recevrez alors une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et pourrez vérifier si nous avons le droit de les conserver et de les traiter ;
• demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous pourrez ainsi corriger toute donnée incomplète ou inexacte ;
• demander la suppression de vos données personnelles. Vous pouvez nous demander de supprimer ou effacer toutes données personnelles si nous n’avons pas de motif légitime de les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou effacer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit de vous opposer au traitement (cf. ci-dessous) ;
• vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et qu’un aspect de votre situation spécifique vous pousse à vous opposer au traitement à ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct ;
• demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander de suspendre le traitement des données personnelles à votre sujet, par exemple si vous souhaitez que nous confirmions leur exactitude ou le motif de leur traitement ;
• demander la portabilité de vos données personnelles vers un tiers.

Si vous souhaitez examiner, vérifier ou corriger vos données personnelles, vous pouvez également vous connecter au système en ligne. Si vous souhaitez demander la suppression de vos données personnelles ou vous opposer au traitement de vos données, veuillez envoyer un e-mail à recruiting@natus.com.

DEMANDES RELATIVES À LA PROTECTION DES DONNÉES

Nous avons désigné un délégué à la protection des données (« DPD ») chargé de garantir le respect du présent avis de confidentialité. Si vous avez des questions au sujet du présent avis de confidentialité ou de la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez contacter le DPD à global.privacy@natus.com. Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de votre bureau local du commissaire à la protection des données personnelles.